Dzierżawa kopiarki – czy ma to sens?

 

Zazwyczaj wolimy mieć na własność użytkowane urządzenia. Samochody, maszyny, drukarki. Ale wiemy, że istnieją rozwiązania, w których użytkuje się maszyny i urządzenia nie będące własnością użytkowników i często spotykamy się ze zdaniem, że jest to bardzo dobra forma zapewnienia sobie możliwości pracy na dobrych i sprawnych urządzeniach. Jak to w takim razie jest? Przyjrzyjmy się dokładniej poszczególnym aspektom dzierżawy.

Koszty dzierżawy

Oczywiście jest to parametr, który należy uznać za kluczowy, stąd zajmijmy się nim na samym początku. Intuicja nam mówi, że dzierżawa będzie droższa, niż posiadanie własnego urządzenia. Prawdopodobnie tak. A może nie. Z jednej strony proste wyliczenie sumy kosztów materiałów eksploatacyjnych podzielonych przez ich wydajność powoduje, że obliczony koszt rzeczywisty wykonania jednej strony wydruku jest niższy, niż koszt w przypadku dzierżawy. Jednak do kosztu materiałów dochodzi koszt nieprzewidzianych awarii, które mogą być niezwykle kosztowne, a nawet przekraczać wartość samego urządzenia. Do rachunku dochodzi również koszt zakupu urządzenia. Oczywiście koszt taki ponosi się tylko raz, ale należy go podzielić przez przewidywany czas użytkowania maszyny. I tu rodzi się problem – czy maszyna „wytrzyma” czas, jaki przewidzieliśmy w obliczeniach? Bardzo często okazuje się, że koszt dzierżawy urządzenia jest niższy, niż koszt zakupu nowego i koszty jego eksploatacji. Jak to możliwe? Dość prosto – firma, która wydzierżawia kopiarki z reguły jest jednocześnie serwisem. Koszt dzierżawy to w rzeczywistości zryczałtowany koszt serwisu urządzenia. A co z kosztem zakupu maszyny? Oczywiście jest znacznie niższy, ponieważ dzierżawca nabył maszynę używaną. Dzięki temu dzierżawca może zaproponować cenę dzierżawy niższą, niż koszty eksploatacji nowej maszyny (wraz z jej zakupem).

Model urządzenia

Model urządzenia to drugi kluczowy problem, który powstaje przy zakupie nowej maszyny (zwłaszcza, jeżeli jej koszt sięga kilkudziesięciu tysięcy złotych). Jeżeli kupimy maszynę nową, a po zakupie okaże się, że nie do końca spełnia nasze wymagania, to… będziemy się „męczyć” przez kilka lat. Nie pozwolimy sobie na to, żeby urządzenie zutylizować, sprzedać się nie opłaci (bardzo duża utrata wartości już na skutek samego uruchomienia po zakupie). Pozostaje zaakceptować niedogodności i użytkować urządzenie. Równie niemiłym przypadkiem jest, kiedy okazuje się, że kupiliśmy urządzenie, które jest dla nas… z duże. Kiedy np. zakładaliśmy produkcję rzędu kilku tysięcy stron dziennie, a na skutek zmian w przepływie dokumentów urządzenie drukuje zaledwie kilka tysięcy stron miesięcznie. A my – poważnym nakładem finansowym – nabyliśmy urządzenie zbyt duże, a co za tym idzie – zbyt drogie.

W przypadku dzierżawy taki problem w ogóle nie występuje. W każdej chwili można zażądać zmiany modelu użytkowanego urządzenia – ze względu na jego jakość, wydajność, itp. Zazwyczaj dzierżawiący nie tylko dopasowują wielkość i rodzaj urządzenia do naszych potrzeb, ale również proponują stawki czynszu adekwatne do przewidywanych ilości stron drukowanych miesięcznie.

Jakość serwisu i awaryjność urządzenia

Jak wspomnieliśmy wcześniej, należy się spodziewać, że urządzenie drukujące, które zostanie nam zaproponowane w ramach umowy dzierżawy będzie urządzeniem używanym. Stąd mamy prawo obawiać się, że nie będzie ono równie sprawne i bezawaryjne, jak urządzenie nowe. No cóż, tak rozumując będziemy w błędzie. Przede wszystkim – dzierżawiący jest jednocześnie naszym serwisem, stąd jego oczekiwania wobec maszyny będzie zbieżne z naszymi – będziemy chcieli, żeby maszyna działała jak najdłużej bez interwencji serwisu. Stąd możemy się spodziewać, ze zaoferowany nam egzemplarz będzie naprawdę dobrym urządzeniem. Przecież serwisowi nie opłaci się jeżdżenie do ciągłych awarii urządzenia. Prościej i taniej będzie wymienić całe urządzenie (przecież jest używane, więc jego wartość niewiele się zmieniła) i naprawić je w siedzibie serwisu. Podobnie – w przypadku naprawy urządzenia, które jest naszą własnością, serwis jest zobowiązany przyjechać, zdiagnozować usterkę urządzenia, wycenić konkretne części konieczne do naprawy, uzyskać zgodę właściciela urządzenia na naprawę, zamówić części (jeżeli nie ma ich w magazynie serwisu), a następnie wymienić. W przypadku dzierżawy serwis wymieni nam cały większy moduł czy podzespół urządzenia nie patrząc na szczegóły. Tak jest po prostu szybciej i taniej.

Wreszcie – gdyby jednak okazało się, że nasz serwis „nie radzi sobie” z użytkowaną przez nas maszyną, to możemy po prostu umowę dzierżawy rozwiązać i poszukać innego dostawcy. W przypadku zakupu nowego urządzenia będzie nam bardzo trudno sobie poradzić w takiej sytuacji – na wszelki wypadek będziemy się starali trzymać „starego” serwisu. W końcu lepsze znane zło, niż…

Rodzaj urządzenia

Z czasem potrzeby każdej firmy się zmieniają. Z reguły rosną wraz ze wzrostem firmy, ale również zmienia się przekrój oczekiwań. Np. jeszcze kilka lat temu drukowanie w kolorze było uważane za zbędą fanaberię. Obecnie niemożność drukowania w kolorze staje się poważną przeszkodą w funkcjonowaniu firmy. I tu znowu dzierżawa pokazuje swoją przewagę – wystarczy poprosić o wymianę urządzenia na inny model i poczekać na instalację – nasz serwis na pewno dostarczy maszynę taką, jaka spełni nasze oczekiwania.

Przewidywalność kosztów

W każdej firmie planuje się obroty finansowe. Niespodzianki wymagające dodatkowych nakładów są bardzo niemile widziane. Niestety, wszystkie urządzenia, w tym kopiarki i drukarki wymagają nakładów, przy czym nie wszystkie można przewidzieć. O ile łatwo przewidzieć czas wymiany tonerów czy tuszy, o tyle już nie wszystkie materiały eksploatacyjne mają określony przewidywany przebieg do „śmierci technicznej” i wymienia się je w razie potrzeby. Najgorzej jednak jest w awariami. Mogą się zdarzyć w dowolnym urządzeniu, a ich koszt może być wyższy, niż wartość maszyny.

W przypadku dzierżawy cały problem z „niespodziankami” serwisowymi przenosimy na nasz serwis. To on martwi się o koszty napraw czy wymian materiałów eksploatacyjnych. Mało tego – jest żywotnie zainteresowany wymianami na takie materiały, które będą zapewniały najwyższą jakość, ponieważ to ograniczy ilość interwencji.

Gwarancja

Kupując urządzenie nowe otrzymujemy dokument gwarancyjny. Z reguły gwarancji dotyczy odpowiedzialności sprzedawcy za wady urządzenia, które ujawnią się w ciągu roku od jego sprzedaży, chociaż od pewnego czasu w handlu urządzeniami drukującymi regułą się stał okres 24 miesięcy, a nawet 36. W tym okresie możemy się nie przejmować wizją ewentualnych poważnych usterek czy awarii naszej maszyny, ponieważ serwis usunie je bezpłatnie. Jednak okres gwarancji skończy się na pewno znacznie wcześniej, niż przewidywany przez nas okres użytkowania urządzenia. Co wtedy? Ponosimy koszty sami.

W przypadku dzierżawy znowu – taki problem nie występuje. Z naszego punktu widzenia maszyna cały czas jest „na gwarancji”. Po prostu – wszelkie problemy związane z serwisem naszej maszyny są problemem… serwisu.

 

Czy zachęciliśmy Państwa do dzierżawy urządzeń drukujących? Nie wiemy. Ale postaraliśmy się nakreślić możliwie wszystkie aspekty zarówno kupna, jak dzierżawy urządzenia. Jeżeli chcieliby Państwo uzyskać dodatkowe wiadomości, bardzo prosimy o kontakt z nami. Obiecujemy, że postaramy się Państwu pomóc i odpowiemy na każde pytanie zgodnie z najlepszą wiedzą 🙂