Dlaczego używane kopiarki?
Każda firma, większa czy mniejsza ma potrzebę drukowania, skanowania i kopiowania. Czasami wystarczy czerń i biel, czasami konieczny jest kolor. No to skoro jest potrzeba, to trzeba jej sprostać. Znakomitym pomysłem jest dzierżawa sprzętu – nie trzeba inwestować w zakup maszyny, można w każdej chwili zmienić użytkowany model czy nawet dostawcę usług. Ale są sytuacje, w których dzierżawa nie jest idealnym rozwiązaniem, a czasami po prostu chcemy mieć własną maszynę.
Zaczynamy więc od zdefiniowania naszych potrzeb:
- urządzenie czarno-białe, czy kolorowe?
- A3 czy może wystarczy A4?
- czy potrzebujemy podajnik oryginałów
- czy ważny będzie dupleks (urządzenie umożliwiające automatyczny druk dwustronny)?
- czy wystarczy nam prędkość rzędu 10-15 czy raczej 20-30 stron/min? A może jeszcze szybciej?
- jak będą się kształtowały koszty eksploatacji? Ile kosztują tonery? Bębny? Wałki grzejne? Co jaką ilość stron się je wymienia?
- czy potrzebujemy urządzenia peryferyjne – finiszer, dziurkacz, zszywacz?
- na jakich materiałach będziemy drukować? Tylko papier? A może naklejki, folia, gruby papier czy nawet karton?
Na dodatek okazuje się, że istnieje kilka prostych zasad, które rządzą urządzeniami drukującymi:
- jeżeli urządzenie będzie niewielkie (wolne, prostsze w konstrukcji) to będzie drogie w eksploatacji – do niewielkiego urządzenia w cenie ok. 2000 zł + VAT toner kosztuje ok. 300 zł i wystarcza na ok. 1000-1500 stron. Do dużej maszyny (rzędu 30-40 stron/min) toner kosztuje również ok. 300 zł, ale wystarcza na… 20.000-30.000 stron!
- im szybsze urządzenie, tym większe, ale również bardziej „solidne” i niezawodne. Jako parametr użytkowy producenci podają nawet liczbę stron w miesiącu, które maszyna może wykonać.
- małe urządzenia są proste w konstrukcji i nie wymagają obsługi serwisowej. Duże maszyny są bardziej zaawansowane i do ich obsługi serwisowej konieczny jest wykwalifikowany personel. Stąd trzeba pamiętać, że w przypadku takiego urządzenia są elementy, których nie wymienimy sami, a serwis będzie musiał do nas dojechać. Z drugiej strony wiemy, że kupując taką maszynę mamy zapewnioną pomoc naszego serwisu.
Zazwyczaj po dokładnej analizie okazuje się, że maszyna, którą sobie wybraliśmy kosztuje kilkakrotnie więcej, niż planowaliśmy za nią zapłacić. Co wtedy? Mamy dwie drogi:
- Możemy ograniczyć swoje oczekiwania – zmniejszyć prędkość maszyny i jej wielkość, zrezygnować z koloru (co może się okazać zabójcze – coraz więcej prac wymaga zastosowania koloru dla swojej ważności), zrezygnować z dodatków (dupleks, podajnik oryginałów, finiszer, dziurkacz, zszywacz). Niestety, w dłuższym okresie okaże się, że koszty zakupu urządzenia i tak okazały się bardzo wysokie – oszczędność przy zakupie okupimy dramatycznie drogimi kosztami eksploatacji, a na dodatek tracimy komfort pracy z szybkim i sprawnym urządzeniem – nie mamy już podajnika oryginałów, więc skanowanie zamiast kilku minut trwa nawet kilkadziesiąt, jakość obrazu nie jest zadowalająca, itp. W pewnym momencie zaczniemy „ratować się” materiałami eksploatacyjnymi niezależnych firm, jednak to zazwyczaj prowadzi do jeszcze większych kłopotów – jakość druku spada jeszcze bardziej, a sama maszyna często ulega uszkodzeniu.
- Możemy kupić maszynę używaną.
O ile pierwsze droga nie wymaga więcej analiz, o tyle w przypadku drugiej (kupno używanej maszyny) rodzi się szereg wątpliwości. Ponieważ jednak nasza firma w dużej mierze zajmuje się handlem i serwisem używanych urządzeń, pozwolimy sobie na każdą wątpliwość od razu odpowiedzieć:
- używana maszyna będzie się psuła – przecież skoro ktoś się maszyny pozbył, to pewnie miał powód. Maszyny, które sprzedajemy są urządzeniami polizingowymi lub po dzierżawie i pochodzą z krajów Europy Zachodnie. Kupując je pilnujemy, żeby ich przebieg nie przekraczał 10-20% przewidywanego przebiegu do „śmierci technicznej”. Stąd wiadomo, że sprzedawane przez nas maszyny będą się zachowywały tak, jak nowe.
- na nową maszynę mam gwarancję nawet 2-3 letnią. Na używaną też. Sprzedajemy nasze maszyny z 1, 2 lub 3-letnią gwarancją. Paradoksalnie, gwarancja na używaną maszynę jest łatwiejsza do wyegzekwowania. Jeżeli używana maszyna sprawia problemy, to po prostu wymienimy całą maszynę – przecież jej poziom zużycia nie zmienił się istotnie w czasie trwania gwarancji. Łatwiej jest wymienić ją na inny egzemplarz, niż sprawiać kłopot klientowi. W przypadku nowej maszyny tak łatwo nie będzie – samo rozpakowanie jej z pudełka powoduje spadek wartości rzędu 50%, więc gwarant nie będzie szczególnie chętny do wymiany urządzenia na inny egzemplarz. Podobnie jest z całymi modułami części – łatwiej jest wymienić cały fragment urządzenia, niż szukać konkretnej przyczyny – w końcu najważniejsze jest zadowolenie klienta, prawda?
- nowe maszyny są objęte serwisem fabrycznym. Maszyny, które sprzedajemy są objęte takim samym serwisem. Dbamy, żeby nasi klienci zawsze mogli na nich pracować. W tym celu nie tylko staramy się utrzymywać najwyższą możliwą szybkość reakcji na wezwanie serwisu (kilka godzin roboczych), ale również pomagamy przez telefon. Nasi klienci mają nr telefonu do serwisantów, którzy ich obsługują. W każdej chwili mogą poprosić o pomoc i na pewno ją otrzymają. W skrajnych przypadkach mogą liczyć na interwencję poza godzinami pracy.
Okazuje się więc, że zakup maszyny używanej nie jest obarczony większym ryzykiem, niż zakup maszyny nowej. Ale jest jeszcze jeden argument, który przemawia za zakupem maszyny używanej. Wyobraźmy sobie sytuację, w której firma potrzebuje szybkiej maszyny biurowej z finiszerem. Koszt takiej maszyny sięga 30 tys. zł + VAT. Z kolei koszt maszyny używanej to rząd 5-6 tys zł + VAT. Różnica jest duża. Załóżmy, że nasza firma będzie drukowała ok. 10 tys. stron A4 miesięcznie, czyli po 2 latach wykona ok. 200-240 tys. stron. Sprzedawane przez nas używane maszyny mają przebiegi rzędu 100-200 tys. stron, a więc takie same, jak nowa maszyna po dwóch latach pracy. Różnica między ceną maszyny nowej,. a używanej to ok. 27 tys. zł. Kupując maszynę nową dokładnie tyle zapłacimy za użytkowanie „nowej” maszyny przez 2 lata. Po tym czasie „nowa” maszyna będzie taka sama, jak nasza używana…